Acesso

Como utilizar

Acesso:

O que é?

Cadastro destinado a pessoas físicas que não possuam vínculo como servidor ou estagiário junto a UFCSPA (usuário interno), mas que participem ou requeiram participação em processos administrativos junto à instituição, tanto pessoalmente ou representando pessoas jurídicas, para fins de peticionamento e intimações eletrônicas, visualização de processos e assinatura de documentos, tais como contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres.

ATENÇÃO: alunos da UFCSPA (graduação, mestrado, doutorado, especialização, residentes) já possuem cadastro ao SEI com o seu usuário institucional, não necessitando realizar o cadastro de usuário externo. Mais informações neste link.

Por que é necessário?

Desde julho de 2020, por ordem da Portaria Reitoria nº 33 de 2020, a UFCSPA trabalha apenas com documentos digitais, sendo necessária a assinatura eletrônica dos documentos, conforme regulado pela Lei Nº 14.063, de 23 de setembro de 2020. Além disso, após publicação da Portaria 360 do MEC em 18 de maio de 2022, não é mais permitida a produção de documentos acadêmicos que não sejam por meio digital, ou seja, apenas a assinatura eletrônica passa a ser permitida.

Como se cadastrar:

Preencher o formulário online: Cadastro de Usuário Externo

Realizar a entrega dos documentos através de uma das 5 modalidades abaixo:

1. Entrega dos documentos de forma presencial:

    1. Apresentar pessoalmente na Divisão de Protocolo da UFCSPA, dentro dos horários de atendimento presencial da divisão*, documento original de identificação com foto e CPF (não é necessário entregar cópia do documento).
    2. Conferido o documento pelo servidor da Divisão de Protocolo, será disponiblizado o Termo de concordância e veracidade para que o usuário externo realize a assinatura digital no mesmo momento.

2. Entrega dos documentos de forma presencial por terceiros:

    1. Imprimir o documento Termo de concordância e veracidade.
    2. Preencher o documento e assinar (assinatura deve ser igual ao documento de identidade que será encaminhado).
    3. Realizar fotocópia de documento de identificação que contenha foto e número do CPF.
    4. Autenticar em cartório a fotocópia do documento de identificação.
    5. Realizar a entrega via terceiros na Divisão de Protocolo da UFCSPA*, dentro dos horários de atendimento presencial da divisão*, os documentos:
      1. Termo de concordância e veracidade preenchido e assinado; e
      2. Documento de identificação autenticado.

3. Entrega dos documentos via correios: 

    1. Imprimir o documento Termo de concordância e veracidade.
    2. Preencher o documento e assinar (assinatura deve ser igual ao documento de identidade que será encaminhado).
    3. Realizar fotocópia de documento de identificação que contenha foto e número do CPF.
    4. Autenticar em cartório a fotocópia do documento de identificação.
    5. Encaminhar via correios para o endereço da Divisão de Protocolo da UFCSPA* os documentos:
      1. Termo de concordância e veracidade preenchido e assinado;
      2. Documento de identificação autenticado.

4. Entrega dos documentos por e-mail SEM assinatura eletrônica do termo de concordância:

    1. Imprimir o documento Termo de concordância e veracidade.
    2. Preencher o documento e assinar (assinatura deve ser igual ao documento de identidade que será encaminhado).
    3. Digitalizar em formato PDF o documento preenchido e assinado
    4. Tirar uma foto (selfie) segurando/ao lado de, documento de identificação com foto e número do cpf (a parte da foto deve estar virada para frente)
    5. Digitalizar a frente e o verso de documento de identificação contendo foto e número do CPF (deve ser o mesmo documento utilizado na selfie) em formato PDF (caso o documento já seja digital, apenas salvar o mesmo em PDF para envio)
    6. Encaminhar para o e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. os documentos:
      1. Termo de concordância e veracidade preenchido e assinado digitalizado, em PDF;
      2. Documento de identificação digital ou digitalizado em PDF; e
      3. Foto (selfie) segurando/ao lado de, documento de identificação, em formato PDF
    7. Após liberação de acesso, assinar digitalmente a versão digital do Termo de concordância e veracidade que será disponibilizado no SEI UFCSPA em até 10 dias úteis da disponibilização do documento (sob pena de revogação da liberação de acesso).

5. Entrega dos documentos por e-mail COM assinatura por certificação digital do termo de concordância:

    1. Preencher o Termo de concordância e veracidade.
    2. Assinar o documento utilizando certificação digital (poderá ser utilizada para isso a assinatura do Gov.br, instruções neste link)
    3. Digitalizar a frente e o verso de documento de identificação contendo foto e número do CPF em formato PDF (caso o documento já seja digital, apenas salvar o mesmo em PDF para envio)
    4. Encaminhar para o e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. os documentos:
      1. Termo de concordância e veracidade preenchido e assinado com certificação digital, em PDF; e
      2. Documento de identificação digital ou digitalizado em PDF

 

A realização do cadastro como Usuário Externo no SEI importará na aceitação de todos os termos e condições que regem o processo eletrônico, conforme Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, Portaria nº 33/2020/REITORIA, de 24 de julho de 2020 e demais normas aplicáveis, admitindo como válida a assinatura eletrônica na modalidade cadastrada (login/senha), tendo como consequência a responsabilidade pelo uso indevido das ações efetuadas, as quais serão passíveis de apuração civil, penal e administrativa.

É de responsabilidade do usuário externo o sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido.

O descredenciamento de usuário externo dar-se-á:

I – por solicitação expressa do usuário;

II – em razão do descumprimento das condições regulamentares que disciplinam sua utilização; ou

III – a critério da Administração da Universidade, mediante ato motivado.

A documentação enviada pelo interessado é de sua inteira responsabilidade e o mesmo poderá ser chamado, a qualquer tempo, pela Universidade para apresentar os documentos originais.

A Universidade poderá solicitar documentação complementar para a efetivação do cadastro.

Após a entrega da documentação, a UFCSPA realizará a liberação do acesso ao SEI-UFCSPA em até 02 dias úteis, contados a partir do recebimento da documentação prevista e da verificação da correspondência entre os dados cadastrados e a documentação encaminhada.

O acesso ao SEI UFCSPA – para usuários externos – não é automático, permanecendo o cadastro pendente enquanto o interessado não encaminhar sua documentação para verificação e posterior liberação do usuário.

Dúvidas ou maiores informações, entrar em contato com:

Divisão de Protocolo: Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.

Comitê Gestor do SEI: Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.

* Endereço da Divisão de Protocolo da UFCSPA: rua sarmento leite 245, prédio 1 sala 108 Porto Alegre-RS Brasil CEP 90050-170

** Horário de atendimento presencial da Divisão de Protocolo da UFCSPA: de segunda à sexta das 10h às 12h e das 13h às 16h

Vídeos

Processo de autodeclaração para enfrentamento de emergência de saúde pública

Acessando as bases de conhecimento

Inserindo e editando tabelas

Incluindo documentos em bloco de assinatura

Utilizando a função "modelos favoritos"

Peticionamento eletrônico - Processo novo

Peticionamento eletrônico - Processo intercorrente

Incluindo links nos documentos do SEI

Utilizando a função "Marcadores"

Blocos Internos

Incluindo documentos externos em processos

Reabertura de processos

 

Usando a pesquisa no SEI

 

 

O SEI é um sistema eletrônico desenvolvido pelo TRF da 4ª Região e disponibilizado para toda a comunidade. Faz parte do PEN – Processo Eletrônico Nacional –, uma iniciativa conjunta de diversos órgãos e entidades da Administração Pública de todas as esferas, com o propósito de tornar digitais os processos, promovendo eficiência administrativa, com maior agilidade, produtividade e transparência para a gestão pública. Suas principais funcionalidades incluem suporte à produção, edição, assinatura e trâmite de processos e documentos, como requerimentos, ofícios, entre outros.

 

O que muda com o SEI na UFCSPA?

Com o SEI, os processos e procedimentos realizados na UFCSPA passam a ser produzidos e tramitados no próprio sistema, de forma digital e online, com assinatura eletrônica e certificação digital.

Como o SEI contribui com a universidade?

O SEI é um sistema de produção de documentos digitais que traz agilidade, economia e transparência na tramitação de processos. O sistema é totalmente gratuito e já é utilizado pela maioria dos órgãos e entidades públicas, permitindo o trâmite de processos de forma imediata e simultânea, permitindo consulta das mais variadas áreas interessadas no trâmite processual. No SEI, o usuário pode encaminhar seu documento de qualquer lugar, online, assim como acompanhar o seu processo a qualquer momento. 

Quer dizer que não precisarei ir até o Protocolo para abrir um processo ou protocolar um documento?

Isso mesmo. Com a implantação do SEI, não há mais necessidade de entrega de documentos impressos ou de envio de e-mails solicitando a abertura e protocolização de documentos ao Protocolo. O próprio usuário faz a sua solicitação de qualquer lugar e a qualquer hora tendo um computador ou celular conectado à internet, gerando os documentos e/ou anexando-os no próprio sistema.

É fácil de usar?

Uma outra vantagem do SEI é a sua interface amigável e intuitiva; qualquer pessoa habituada ao uso de editores de texto poderá utilizar o sistema sem dificuldades. O que muda com o SEI é a forma com que o processo e os documentos são gerados e tramitados.  

Abri um processo ou recebi um processo, o que eu faço?

Consulte a base de conhecimento ou acesso dentro do processo através do ícone   . Seguir os fluxos indicados.
 

Quando poderei começar a utilizar o SEI?

O início do SEI ocorreu no dia 15 de abril de 2019. Nesta primeira etapa, estarão disponíveis os processos relativos a pessoal. Para saber mais sobre o SEI e o PEN, visite o site www.planejamento.gov.br/sei. 
 
Para mais informações sobre o SEI UFCSPA: Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
 
 

Como faço para enviar um processo para alguém que está na mesma unidade que eu?

 
Você não pode enviar processos quando está na mesma unidade. Nesse caso os processos podem ser atribuídos a um usuário específico. Para isso, selecione o processo a ser atribuído, clique no ícone “atribuição de processos”   , selecione usuário e clique no ícone salvar.
 
 
 

Se o usuário estiver em outra unidade?

Você deve  tramitar processo(s) para outra unidade, clicando no ícone   e selecionando a unidade, conforme base do conhecimento.
 
 
 

Devo manter o processo aberto na minha unidade?

Só mantenha o processo aberto na sua unidade se o fluxo indicar esse procedimento. O SEI permite o acompanhamento especial  , assim como a pesquisa.
 
 

Devo assinar os documentos gerados dentro do processo?

SIM. Se você não assinar você terá uma minuta. Os formulários, despachos, pareceres e portarias, assim como os físicos atualmente, devem ser assinados. Caso não assine, o próximo setor não terá como visualizar o documento não assinado.
 
 

Recebi um processo com documentos incompletos e/ou documentos não assinados, o que faço?

 
Se a falha for passível de correção o setor que receber o processo incluirá um despacho simples solicitando os ajustes necessários e posteriormente irá devolver o processo ao interessado. Caso a falha não for passível de correção o mesmo deverá incluir o despacho e enviar o processo ao Arquivo. 
 
 

Abri um processo equivocadamente, o que faço?

 
Você pode Consultar /Alterar Processo  . Caso não seja possível corrigir o processo você deve incluir um despacho simples, especificando o motivo do erro processual e enviar à Divisão de Arquivo.
 
 

Quando devo concluir o processo?

 
Pela base de conhecimento e por diretrizes da UFCSPA a conclusão do processo vai ocorrer somente na Divisão de Arquivo. O usuário não deve clicar no Concluir Processo.
 
Para maiores informações acessar o manual do SEI na UFCSPA disponível em: https://www.ufcspa.edu.br/sei/manual-sei-v1-00.pdf
 

Como entender os diagramas do SEI?