Institui e regulamenta os requisitos para a digitalização de documentos no âmbito da UFCSPA, a fim de que os documentos digitalizados produzam os seus respectivos efeitos legais.
O PRÓ-REITOR DE ADMINISTRAÇÃO DA FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE CIÊNCIAS DA SAÚDE DE PORTO ALEGRE, no uso de suas atribuições, conferidas pelas Portarias nº. 239, de 22 de março de 2017, publicada no Diário Oficial da União de 23 de março de 2017,
RESOLVE:
- Regulamentar os procedimentos para digitalização de documentos arquivísticos produzidos em suporte de papel na UFCSPA.
- Qualquer documento arquivístico seja em suporte de papel ou digital deverá seguir as políticas nacionais de arquivos preconizada pelo Arquivo Nacional por meio do uso do código de classificação de e tabela de temporalidade de documentos de arquivo relativos às atividades-meio e fim das Instituições Federais de Ensino.
- Todo e qualquer tipo de documento arquivístico em suporte de papel produzido ou recebido, passível de digitalização, no âmbito da UFCSPA, não poderá ser eliminado sem aprovação da Divisão de Arquivo (DIARQ), Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – (CPAD) e da Reitoria da UFCSPA.
3.1. Os documentos devem, obrigatoriamente, ser enviados pelas unidades à DIARQ, conforme calendário de transferência constante na Ordem de Serviço PROAD nº 14/2019, de 14 de setembro de 2019, que, em conjunto com a CPAD, analisará os conjuntos documentais passíveis de digitalização.
3.2. Somente a pós a avaliação prevista no item 3.1, caso seja possível a digitalização, essa será procedida pela DIARQ que informará o procedimento de acesso e consulta às unidades solicitantes.
- Concluído o processo de avaliação de digitalização e verificada a possibilidade de descarte da documentação, essa será conduzida pela DIARQ e CPAD
4.1. A DIARQ e a CPAD observação sempre o correto procedimento e análise para eliminação dos documentos físicos, cumpridos os requisitos legais estabelecidos pelo CONARQ, Arquivo Nacional e normativas desta Instituição, ressalvados aqueles que apresente conteúdo de valor histórico.
- Os casos omissos serão resolvidos pela Pró-Reitoria de Administração.
- Esta ordem de serviço entrará em vigor na data de sua publicação no boletim de serviço.
Porto Alegre, 08 de outubro de 2020.
Leandro Mateus Silva de Souza
Pró-Reitor de Administração da UFCSPA
