Pró-Reitoria de Infraestrutura

Institui os procedimentos a serem adotados para o envio de documentos à Divisão de Arquivo da universidade e dá outras providências.

O PRÓ-REITOR DE ADMINISTRAÇÃO DA FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE CIÊNCIAS DA SAÚDE DE PORTO ALEGRE, no uso de suas atribuições, conferidas pela Portaria nº. 243, de 22 de março de 2017, publicada no Diário Oficial da União de 23 de março de 2017,

 

RESOLVE:

 

1. Regulamentar os procedimentos para envio de documentos institucionais à Divisão de Arquivo da universidade, bem como fixar calendário para transferência de documentos.

 

DA TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS

 

2. Serão transferidos à Divisão de Arquivo apenas os documentos de arquivo, definidos como aqueles produzidos ou acumulados pela universidade, em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação ou natureza, após atendidas as finalidades pelas quais foram criados. Incluem-se documentos referentes à atividade-meio e atividade-fim a citar, ensino, pesquisa e extensão.

2.1. A transferência será somente de documentos originais, excetuando-se os casos cujos originais tiverem desaparecido, e os expedidos, dos quais só existam cópias.

2.2. Fica vedada a transferência à Divisão de Arquivo dos seguintes tipos de documentos:

 

A) provas, exames, trabalhos e verificações suplementares, as quais devem ser eliminadas no setor de origem.

B) documentos pessoais referentes a assuntos transitórios tais como: convites, cartas de felicitações, agradecimentos e pêsames.

C) cópias de e-mail, de portarias, de ordens de serviço e de normativos em geral.

D) documentos sem assinatura e rascunhos.

 

3. As transferências de documentos ocorrerão de acordo com calendário de transferência do anexo I, sendo que cada setor deverá enviar na data de sua pró-reitora correspondente.

3.1. A transferência e o transporte de toda documentação deverá ser realizada em um único dia, na primeira semana do mês correspondente.

3.2. O solicitante deverá abrir processo no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) requerendo a transferência dos documentos, dentro do calendário previsto. Deverão ser respeitados os fluxos e os procedimentos constantes na base de conhecimento do referido sistema eletrônico.

 

4. Antes de serem enviados, os documentos deverão ser pré-selecionados e higienizados, retirando-se os grampos, clips, ferragens, bilhetes, rascunhos, cópias, convites, etc.

4.1. Os documentos deverão estar organizados de acordo com sua utilização no arquivo corrente e dispostos na caixa de maneira ordenada (numérica, alfabética ou cronologicamente).

4.2. As caixas deverão ser identificadas por tipo de documento e as etiquetas do Anexo II deverão conter as seguintes informações: nome do departamento e da divisão ou disciplina; espécie de documento (processo, portaria, oficio, etc.) e datas-limite (ex. 2016 – 2017).

4.3. As documentações que estiverem em desacordo com a presente normativa serão devolvidas aos setores para as devidas correções.

4.4. Os documentos transferidos passarão à custódia e responsabilidade do Arquivo para o devido tratamento arquivístico, conforme legislações vigentes.

4.5. Após transferência ao arquivo, os documentos serão desarquivados apenas para empréstimos ou consultas, impossibilitando o rearquivamento nas unidades administrativas e/ou acadêmicas.

 

DO EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS

 

5. As solicitações de empréstimos de documentos arquivados deverão ser feitas por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Deverão ser respeitados os fluxos e os procedimentos constantes na base de conhecimento do referido sistema eletrônico.

5.1. O empréstimo para finalidades administrativas será providenciado no prazo máximo de 3 (três) dias úteis a contar da data de solicitação.

5.2 O interessado terá o prazo de 5 dias úteis, a contar do comunicado do Departamento de Serviços Gerais, para retirar a documentação.

5.3. Os documentos emprestados, deverão ser devolvidos à Divisão de Arquivo nas mesmas condições que foram enviados, visto que, cada caixa/documento possui um registro específico no sistema de controle de documentos.

5.4. O prazo máximo para devolução será de 10 dias úteis, devendo o usuário solicitar a renovação do empréstimo caso necessite da utilização além do referido prazo.

5.5. Os documentos de guarda permanente não poderão ser emprestados aos usuários externos, porém, estarão disponibilizados para pesquisa e consulta, respeitando os níveis de acesso.

5.6. Os usuários externos deverão solicitar pesquisa e/ou consulta, previamente, através do correio eletrônico (Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.), não sendo aceitos solicitações via contato telefônico.

 

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

 

6. Fica revogada a ordem de serviço nº 03/2017/PROAD, de 29 de agosto de 2017.

 

7. Fica revogada a ordem de serviço nº 01/2008/PRODAF, de 1º de julho de 2008.

 

8. Os casos omissos serão resolvidos pela Pró-Reitoria de Administração

 

9. Esta norma entra em vigor na data de sua publicação.

 

 

 Porto Alegre, 14 de setembro de 2019.

 

 

Leandro Mateus Silva de Souza
Pró-reitor de Administração da UFCSPA

 

 

 

ANEXO I

CALENDÁRIO PERMANENTE DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS À DIVISÃO DE ARQUIVO

 

DEPARTAMENTO

PERÍODO DE TRANSFERÊNCIA

JAN

FEV

MAR

ABRIL

MAIO

JUN

JUL

AGO

SET

OUT

NOV

DEZ

REITORIA / VICE-REITORIA

X

X

PRO-REITORIA DE GRADUAÇÃO

X

X

X

PRÓ-REITORIA DE EXTENSÃO E ASSUNTOS COMUNITÁRIOS

X

X

PRÓ-REITORIA DE PESQUISA E PÓS-GRADUAÇÃO

X

X

PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO

X

X

PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO

X

X

PRÓ-REITORIA DE GESTÃO COM PESSOAS

X

X

COMISSÕES

COMISSÃO DE CONCURSO

Transferência das caixas após homologação do concurso.

DEMAIS COMISSÕES E NÚCLEOS

X

X

 

 

 

ANEXO II

MODELO DE ETIQUETA PARA IDENTIFICAÇÃO DE CAIXA

 

DEPARTAMENTO/DIVISÃO/DISCIPLINA

TIPO DE DOCUMENTO

Período: DATAS-LIMITE