Dispõe sobre os procedimentos para afastamento da sede e do país, bem como a concessão de diárias e passagens nacionais e internacionais, a serviço, no âmbito da Universidade Federal de Ciências da Saúde de Porto Alegre - UFCSPA e dá outras providências.
A Vice-reitora da Universidade Federal de Ciências da Saúde de Porto Alegre, no uso de suas atribuições legais e estatutárias, conferidas pela Portaria nº 238/2017 de 22/03/2017, e tendo em vista o disposto nos Arts. 58 e 59 da Lei n° 8.112, de 11 de dezembro de 1990, no Decreto nº 1.387, de 7 de fevereiro de 1995, no Decreto nº 5.992, de 19 de dezembro de 2006, no Decreto nº 10.193, de 27 de dezembro de 2019, e a Pró-reitora de Gestão com Pessoas, no uso de suas atribuições, designada pela Portaria nº 140 de 06/04/2018, considerando o que dispõe a Portaria n° 204 de 06 de fevereiro de 2020 do Ministério da Educação, resolvem:
Art. 1º Regulamentar os procedimentos relativos ao afastamento da sede e do país, a autorização de viagens no interesse da Administração Pública, a emissão de passagens nacionais e internacionais a serviço, a concessão de diárias no país e no exterior e a correspondente prestação de contas no âmbito da Universidade Federal de Ciências da Saúde de Porto Alegre.
Parágrafo único. As solicitações de afastamento no interesse da Administração, mesmo nos casos em que não houver o pagamento de diárias e passagens, deverão ser encaminhadas via Sistema Eletrônico de Informações - SEI para registro no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP) com trinta dias de antecedência para viagens nacionais e internacionais.
DAS DEFINIÇÕES
Art. 2º Para fins desta Portaria consideram-se:
I - Proposta de Concessão de Diárias e Passagens Cadastrada (PCDP): proposta cadastrada no SCDP, onde constam os dados do proposto, as informações do deslocamento, os documentos comprobatórios da demanda e os dados financeiros, as justificativas devidas, os dados orçamentários e de pagamentos relativos à viagem;
II - proposto: aquele que realizará o afastamento a serviço, nacional ou internacional, no interesse da Administração Pública, o qual se responsabiliza pela fidelidade das informações fornecidas, podendo este ser:
a) servidor: pessoa legalmente investida em cargo público de provimento efetivo em exercício na UFCSPA;
b) servidor convidado: pessoa investida em cargo público em exercício em outro órgão;
c) colaborador eventual: pessoa física sem vínculo com a Administração Pública que lhe presta algum tipo de serviço, em caráter eventual e sem remuneração, fazendo jus, quando cabível, ao recebimento de passagens, diárias e auxílio-deslocamento, para gastos com transporte e estada que assumir em decorrência do serviço desempenhado, sem qualquer caráter empregatício;
d) não servidor/dependente: dependente legal de servidor público em processo de remoção com direito à passagem;
e) servidor de outros poderes e esferas - SEPE: servidor público não integrante do Poder Executivo federal, podendo ser ocupante de cargo ou emprego público na administração direta ou indireta dos demais Poderes da União, dos Estados, Distrito Federal e Municípios, inclusive integrantes dos quadros de suas agências, autarquias, fundações, empresas públicas ou sociedades de economia mista; e
f) não servidor/ outros: pessoa sem vínculo com a administração pública federal ou sem CPF, abrange estrangeiros, indígenas e outros com respaldo legal.
III - solicitante de viagem: servidor formalmente designado pela autoridade competente, lotado na Divisão de Concessão de Diárias e Passagens, responsável pela conferência e inclusão no SCDP de todas as informações relativas ao cadastramento da solicitação, alteração, cancelamento, antecipação, prorrogação, complementação e prestação de contas da viagem;
IV - solicitante de passagem: servidor lotado na Divisão de Concessão de Diárias e Passagens, responsável por realizar a cotação de preços conforme as justificativas e demandas recebidas e autorizadas via SEI, de voos nacionais e internacionais, efetuar a reserva de melhor preço, acompanhar a emissão do(s) bilhete(s), por meio da agência de viagem ou diretamente das companhias aéreas credenciadas e encaminhar para aprovação superior;
V - proponente: dirigente máximo da unidade, ou servidor formalmente designado, responsável pela avaliação da indicação do proposto e da pertinência da missão bem como pela ponderação da análise de custo-benefício e aprovação tanto da viagem quanto da prestação de contas no SCDP;
VI - autoridade superior: autoridade responsável pela aprovação das viagens internacionais ou que apresentem algum tipo de restrição, conforme casos específicos previstos no artigo 8º do Decreto nº 10.193, de 27 de dezembro de 2019.
VII - ordenador de despesa: autoridade investida de competência legal para autorizar ou rejeitar a emissão de empenho, e o pagamento da despesa prevista na PCDP em conformidade com a legislação e as aprovações superiores;
VIII - assessor de proponente/autoridade superior/ordenador de despesas da unidade: servidor formalmente designado pela autoridade competente para realizar análise prévia e requerer do solicitante eventuais adequações e justificativas, antes da aprovação da PCDP pela autoridade correspondente;
IX - administrador de reembolso: servidor responsável, lotado na Divisão de Concessão de Diárias e Passagens, por requerer e acompanhar junto à agência de viagem o crédito dos valores relativos aos bilhetes de passagens não utilizados, conferir os valores disponibilizados, acatar ou não, total ou parcialmente, a proposta de reembolso enviada pela agência de viagem e registrar aqueles efetivamente recebidos, confirmados por meio de carta de crédito;
X – chefia imediata é a autoridade a qual o servidor está diretamente subordinado hierarquicamente, definida na estrutura organizacional da Instituição;
XI - viagem urgente: PCDP encaminhada para emissão do bilhete de passagem fora do prazo regimental necessário para garantir que a compra dos trechos ocorra com antecedência mínima de quinze dias da data prevista para o início da viagem;
XII - autorização de afastamento do país: autorização que toma como base os critérios estabelecidos pelo Decreto nº 91.800, de 18 de outubro de 1985 e pelo Decreto nº 1.387, de 7 de fevereiro de 1995, e julga a pertinência do afastamento
do país do servidor e a compatibilidade com o interesse da Administração;
XIII - autorização de emissão de diárias e passagens: autorização que toma como base os critérios de governança que possam acarretar qualquer despesa para a Administração;
XIV - com ônus, quando implicar direito a passagens e diárias, assegurados ao servidor o vencimento ou salário e demais vantagens de cargo, função ou emprego;
XV - com ônus limitado, quando implicar direito apenas ao vencimento ou salário e demais vantagens do cargo, função ou emprego; e
XVI - sem ônus, quando implicar perda total do vencimento ou salário e demais vantagens do cargo, função ou emprego, e não acarretarem qualquer despesa para a Administração.
DO FLUXO
Art. 3º Todas as viagens, nacionais ou internacionais, no interesse da Administração, devem ser autorizadas no Sistema Eletrônico de Informações (SEIUFCSPA) e registradas, acompanhadas, fiscalizadas e encerradas no Sistema de
Concessão de Diárias e Passagens - SCDP, mesmo nos casos de afastamento sem ônus ou com ônus limitado.
§1º A operacionalização do SCDP será realizada por servidores da UFCSPA, formalmente designados por portaria.
§2º. O processo administrativo eletrônico SEI-UFCSPA, com vistas à autorização de afastamento dentro e fora do país, mesmo nos casos de afastamento sem ônus ou com ônus limitado, deverá ser encaminhado e autorizado pela chefia mediata da unidade do proposto, enviado à Pró-reitoria de Gestão com Pessoas para análise e, posteriormente, para a Reitoria e deverá conter todos os documentos previstos na Base de Conhecimento do mesmo.
Art. 4º. Compete ao solicitante de viagem o cadastro e a inserção de todos os dados relativos à Proposta de Concessão de Diárias e Passagens (PCDP) solicitado no processo eletrônico do SEI-UFCSPA, devidamente assinados, nos seguintes prazos:
§1º. A solicitação que ensejar a necessidade de emissão de bilhete aéreo deverá ser realizada de forma a garantir que o processo seja apreciado em todas as instâncias e encaminhado à unidade do SCDP com a antecedência mínima de 15 (quinze) dias antes da data prevista para o início da viagem.
§2º. A solicitação que não ensejar a necessidade de emissão de bilhete aéreo deverá ser apreciada em todas as instâncias e encaminhada ao SCDP em até 05 (cinco) dias antes do início do afastamento, de forma a viabilizar o prévio pagamento
de eventuais diárias.
Art. 5º A concessão de diárias e passagens observará o seguinte fluxo:
§1º. Solicitação por meio de processo administrativo no SEI-UFCSPA, conforme sua Base de conhecimento, devendo o proposto se responsabilizar pela assinatura da solicitação e pela inserção dos documentos comprobatórios necessários, no devido prazo.
§2º. A emissão de diárias e passagens só ocorrerá após a devida ratificação pelas autoridades superiores da UFCSPA, nos termos da Portaria n° 204 de 06 de fevereiro de 2020 do Ministério da Educação, quanto aos:
a) Deslocamentos em território nacional, por meio de, consecutivamente: solicitação de autorização à chefia imediata de sua unidade de lotação, aprovação pelo Pró-reitor a que está vinculado que deve ser ratificada apenas após a devida avaliação da indicação do proposto quanto à pertinência da missão, encaminhamento para análise da Pró-reitoria de Gestão com Pessoas e, posteriormente para manifestação do Reitor, e publicação em Boletim de Serviços UFCSPA quando for deferida; e
b) Deslocamentos fora do território nacional, por meio de, consecutivamente: solicitação de autorização à chefia imediata de sua unidade de lotação, aprovação pelo Pró-Reitor a que está vinculado que deve ser ratificada apenas após a devida avaliação da indicação do proposto quanto à pertinência da missão, encaminhamento para análise da Pró-reitoria de Gestão com Pessoas e, posteriormente manifestação do Reitor, e publicação em Diário Oficial da União (DOU) quando for deferida.
§3º. Após a aprovação no SEI dos procedimentos de que trata o §2º desse artigo, ocorrerá a emissão das diárias e passagens, exclusivamente, por meio do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP), nos seguintes termos da Portaria n° 204:
a) Deslocamentos em território nacional, por meio de, consecutivamente: cadastro da viagem pelo responsável pelo SCDP, reserva de passagem – se for o caso, aprovação do proponente quanto à análise custo-benefício e da pertinência da missão realizada, aprovação pelo ordenador de despesas da UFCSPA, emissão de bilhete(s), execução financeira e realização da viagem; e
b) Deslocamentos fora do território nacional após a devida publicação no DOU, por meio de, consecutivamente pedido de cotação à agência de viagens contratada para essa finalidade, análise da cotação enviada, cadastro da viagem pelo responsável pelo SCDP, checagem de preços, aprovação do proponente quanto à análise custo-benefício e da pertinência da missão realizada, aprovação pelo ordenador de despesas da UFCSPA, emissão de bilhete(s), execução financeira e
realização da viagem.
§4º. A responsabilidade pelo atraso, correção e adequação da documentação comprobatória de que faz jus o custeio do deslocamento é de inteira responsabilidade do proposto.
Art. 6º. Ficam obrigados os propostos que obtiverem a concessão para emissão de diárias e passagens pela UFCSPA, bem como as solicitações de com ônus limitado a realização de prestação de contas, com os devidos documentos comprobatórios constantes no processo administrativo do SEI-UFCSPA, conforme Base de Conhecimento do mesmo.
§1º. O relatório de viagem nacional, assinado pelo servidor e com anuência de sua chefia imediata, deverá ser encaminhado via SEI-UFCSPA em até 5 (cinco) dias após o retorno da viagem.
§2º. O relatório de viagem internacional, assinado pelo servidor e e com anuência de sua chefia imediata, deverá ser encaminhado via SEI-UFCSPA em até 30 (trinta) dias após o retorno da viagem.
§3º. Em casos excepcionais, na aprovação ou reprovação da prestação de contas, poderá a Administração Superior solicitar a análise da Auditoria Interna para subsidiar a decisão institucional.
§4º. O servidor ou o colaborador eventual ficará impedido de realizar nova viagem enquanto não apresentar prestação de contas de viagem anterior, ou, no caso de reprovação desta, até sua regularização ou restituição ao erário dos valores devidos.
Art. 7º. Nas hipóteses excepcionais de inoperância do SCDP, poderá ser solicitada autorização à Reitoria para a realização de quaisquer dos procedimentos referentes à concessão de diárias e passagens, sem a utilização do sistema SCDP, via processo administrativo no SEI-UFCSPA.
§1º Os pedidos de autorização de que tratam Art. 5º deverão conter, além de todos os documentos e informações requeridos pelo SCDP, a justificativa técnica sobre o problema ocorrido, a assinatura do proponente e a ciência do ordenador de despesas da instituição.
§2º Todas as informações e documentos deverão ser inseridos no SCDP, tão logo seja retomada a normalidade do seu funcionamento.
Art. 8º. Cabe ao proposto e à unidade solicitante a responsabilidade no acompanhamento dos procedimentos relativos à concessão de passagens aéreas e diárias, desde sua solicitação, aprovação ou reprovação e até a devida prestação de contas.
DA APROVAÇÃO DA PROPOSTA DE CONCESSÃO DE DIÁRIAS E PASSAGENS
Art. 9º. Compete ao proponente a avaliação da indicação do proposto e da pertinência da missão, bem como a aprovação da viagem e da prestação de contas no SCDP, incluindo questões orçamentárias e financeiras envolvidas.
Parágrafo único. O servidor proponente fica impedido de aprovar seu próprio afastamento a serviço.
Art. 10. A concessão de diárias, passagens e deslocamento deverá ser autorizada pelo Reitor.
§1º A autorização eletrônica exigida pelo SCDP poderá ser feita por servidor formalmente designado pela autoridade competente.
§2º A critério do proponente, poderá ser formalmente indicado um Assessor que proceda à análise e solicitações de eventuais ajustes antes da sua aprovação no SCDP.
§3º Cabe ao servidor responsável pela autorização eletrônica o controle sobre a inserção de dados no SCDP, de modo que o processo virtual reflita fielmente à autorização realizada no processo eletrônico SEI, inclusive no que concerne ao limite para o número de participantes do evento, programa, projeto ou ação.
§4º O disposto no §3º não exime de responsabilidade os demais agentes envolvidos nos processos virtuais de concessão de diárias e passagens.
Art. 11 Cabe ao Reitor autorizar despesas, em caráter excepcional, nas hipóteses de deslocamentos:
I – por prazo superior a cinco dias contínuos;
II - em quantidade superior a trinta diárias intercaladas por proposto no ano;
III - de mais de cinco pessoas para o mesmo evento;
IV - que envolvam o pagamento de diárias nos finais de semana;
V - com prazo de antecedência inferior a quinze dias da data de início da missão; e
VI - para o exterior sem ônus, com ônus e com ônus limitado.
§1º O afastamento do país e a concessão de diárias e passagens para deslocamentos internacionais do Reitor deverão ser autorizados pelo Conselho Universitário.
§2º Concedidas as autorizações excepcionais, o procedimento seguirá o fluxo normal do processo eletrônico no SEI-UFCSPA e do SCDP.
§3º É considerado deslocamento em caráter de urgência a solicitação que não permita a reserva do trecho ou, em sua impossibilidade, a emissão do bilhete com prazo de antecedência inferior a 15 (quinze) dias da data de partida.
§4º A autorização para deslocamentos em caráter de urgência será discricionária e analisará a imprevisibilidade, a inviabilidade de agendamento posterior e o risco institucional do não afastamento, bem como dependerá de justificativa expressamente apresentada pelo Proponente, apontando obrigatoriamente:
I - o motivo que impossibilitou a apresentação das informações dentro do prazo;
II - a imprescindibilidade para a ocorrência da atividade fora do prazo; e
III - a impossibilidade de remarcação.
§5º A recorrência dos encaminhamentos, em caráter de urgência, poderá gerar consideração de "ato antieconômico" e, por decorrência, a responsabilização do proponente.
Art. 12. Compete ao Reitor a autorização de afastamento do país de propostos a serviço da Administração no âmbito da UFCSPA.
Art. 13. Em caso de cancelamento da viagem, ou de apenas um dos trechos, o proposto deverá comunicar ao servidor do SCDP, solicitante da passagem, com a máxima antecedência possível, limitada, a pelo menos, 1 (um) dia útil previsto
da data de embarque, sob pena de ressarcimento total das despesas.
Art. 14. Nos casos em que o proposto cancelar a viagem ou não comparecer ao embarque no horário estabelecido (No Show), ficarão sob sua responsabilidade todas despesas relacionadas a eventuais alterações.
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 15. Para fins de concessão de passagens e de diárias é necessário que haja compatibilidade entre os motivos do deslocamento e o interesse público, em observância aos princípios da finalidade, moralidade e economicidade.
Art. 16. Será publicado no Boletim de Serviços, mensalmente, relatório detalhado de gastos com diárias e passagens, no âmbito da UFCSPA, com fins de transparência dos gastos ordinários e excepcionais, de urgência ou de cancelamentos.
Art. 17. Os servidores deverão observar, igualmente, a íntegra da Portaria n° 204 de 06 de fevereiro de 2020 do Ministério da Educação, o que dispõe o Decreto nº 5992 de 19 de dezembro de 2006, o Decreto nº 10.193 de 27 de dezembro de 2019 e o tutorial do SCDP, que detalha a legislação sobre afastamentos do país, concessão de diárias e passagens e outras questões correlatas e a Base de Conhecimento do SEI-UFCSPA.
Art. 18. Os casos omissos e as dúvidas surgidas na aplicação desta Portaria serão dirimidos pela Reitoria.
Art. 19. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação e revoga a Ordem de Serviço nº. 02/2019-PROGESP.
Porto Alegre, 07 de fevereiro de 2020.
JENIFER SAFFI
VICE-REITORA
ANA CLAUDIA SOUZA VAZQUEZ
PRÓ-REITORA DE GESTÃO COM PESSOAS
Documento assinado eletronicamente por Jenifer Saffi, Vice-Reitora, em 07/02/2020, às 12:01, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.
Documento assinado eletronicamente por Ana Cláudia Souza Vazquez, Pró-Reitora de Gestão com Pessoas, em 07/02/2020, às 12:15, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.
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