Reitoria

Dispõe sobre a padronização na produção e uso de documentos avulsos no âmbito da UFCSPA.

A REITORA DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE CIÊNCIAS DA SAÚDE DE PORTO ALEGRE, no uso de suas atribuições, conferidas pelo Decreto de 14 de março de 2017, publicado no D.O.U. de 15 de março de 2017, tendo em vista o disposto nos art. 1º e 2º art. da Portaria 33 da Reitoria, de 24 de julho de 2020,

RESOLVE:

Art. 1º Estabelecer os procedimentos necessários à padronização da produção e uso de ofícios, instruções normativas, portarias, atas e outros documentos avulsos a serem informatizados no âmbito do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na UFCSPA.

Art. 2º Para o entendimento desta Instrução Normativa, serão considerados os seguintes conceitos e definições:

I – Documento arquivístico: documento produzido no curso de uma atividade, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência, como fonte de prova e informação;

II - Documento avulso: informação registrada, qualquer que seja o suporte ou formato, que não está reunida e ordenada em processo;

III - Número Único de Protocolo (NUP): número atribuído ao documento, avulso ou processo, na unidade protocolizadora de origem, para controle de seus documentos;

IV - Processo: conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, que constitui uma unidade de arquivamento;

V – Carta: correspondência recebida pela UFCSPA de pessoas físicas ou jurídicas de direito privado;

VI – Correspondência particular: correspondência de interesse particular, que não diz respeito a atividades da instituição, destinados a servidores da UFCSPA;

VII – Ofício: meio usual de comunicação interna e externa utilizado pelos órgãos do serviço público;

VIII – Instrução Normativa: ato administrativo complementar da resolução ou da portaria; instrumento para orientar a execução de leis ou decretos; ato normativo que, sem inovar, orienta a execução das normativas vigentes no âmbito institucional;

IX - Portaria: ato emitido pela autoridade competente para expedir diretrizes sobre a organização e o funcionamento do serviço; sobre questões de pessoal e outros atos de sua competência;

X - Ordem de serviço: Instrumento da comunicação interna ou interdepartamental de determinação sobre assunto a ser executado e/ou cumprido. É ato de chefia sobre assunto de sua competência de trabalho;

XI - Ata: documento que registra, resumidamente e com clareza, as ocorrências de uma reunião;

Art. 3º Para a produção dos documentos relacionados no Art. 1º será utilizado exclusivamente o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da UFCSPA.

Art. 4º Os modelos destes documentos, disponíveis para criação no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da UFCSPA, possuem características embasadas no Manual de Padronização de Documentos Institucionais da UFCSPA.

Parágrafo único. Eventuais adaptações dos documentos padronizados no manual serão realizadas apenas em razão de necessária adequação às funcionalidades do SEI, pelo Comitê Gestor do SEI.

Art. 5º Os documentos avulsos dispostos no SEI se caracterizam por não possuírem a nomenclatura “processo” em sua tipologia documental.

Art. 6º Os documentos avulsos produzidos no sistema não devem possuir outros documentos na árvore do processo no SEI, exceto quando a mensagem a ser encaminhada possuir anexos, ou quando, no caso de documento avulso do tipo ofício, o emitente solicitar resposta do destinatário.

Art. 7º A numeração dos documentos avulsos será automática e sequencial por unidade da UFCSPA.

Parágrafo único. As unidades que já possuem documentos avulsos tramitando no ano em curso, anteriormente à publicação desta Instrução Normativa, deverão dar continuidade à numeração das séries.

Art. 8º Somente poderá ser utilizado documento avulso quando não houver processo que verse sobre o tema.

Art. 9º Os processos devem ser abertos no SEI, conforme a tabela constante no anexo I desta Instrução Normativa.

• 1º A tabela disposta no anexo I poderá ser modificada e atualizada pelo Comitê Gestor do SEI.
• 2º dúvidas na escolha dos tipos de processos de acordo com os assuntos constantes no anexo I deverão ser encaminhadas por e-mail para Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo..

Art. 10. Os casos omissos serão tratados pelo Comitê Gestor do SEI.

Art. 11. Esta Instrução Normativa entra em vigor no dia 1º de agosto de 2020.

Porto Alegre, 27 de julho de 2020.

Lucia Campos Pellanda

Reitora

ANEXO I - DOCUMENTOS AVULSOS