Estabelece normas e procedimentos administrativos relativos ao recebimento de bens de consumo pelo Almoxarifado na Universidade Federal de Ciências da Saúde de Porto Alegre.
O PRÓ-REITOR DE ADMINISTRAÇÃO DA FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE CIÊNCIAS DA SAÚDE DE PORTO ALEGRE, no uso de suas atribuições, conferidas pela Portaria nº. 243, de 22 de março de 2017, publicada no Diário Oficial da União de 23 de março de 2017,
RESOLVE:
Estabelecer a norma e os procedimentos administrativos relativos ao recebimento de bens de consumo pelo Almoxarifado da Universidade Federal de Ciências da Saúde de Porto Alegre;
1. DEFINIÇÕES GERAIS
Para fins desta Ordem de Serviço, considera-se:
1.1 Requisitante: qualquer servidor da Universidade que encaminhe solicitação de compra de materiais junto ao Departamento de Compras e Contratos, nas anelas estabelecidas em cronograma institucional;
1.2 Recebimento provisório: refere-se à primeira etapa do recebimento de materiais de consumo; consiste na transferência de bens e materiais dos fornecedores à Divisão de Almoxarifado, mediante a conferência de volumes e assinatura de canhoto de recebimento.
1.2.1 O recebimento provisório é registrado digitalmente no SEI por meio do documento 179 - Termo de recebimento provisório;
1.2.2 O recebimento provisório não implica concordância e/ou conformidade dos materiais entregues, limitando-se à mera conferência de volumes.
1.3 Recebimento definitivo: ateste/confirmação de que o material entregue está inteiramente de acordo com o licitado, sobretudo no que se refere ao estado de conservação, qualidade,quantidade e especificações técnicas;
1.3.1 O recebimento definitivo é registrado digitalmente no SEI por meio do documento 178 – Termo de recebimento definitivo, a ser assinado exclusivamente pelo requisitante ou servidor designado para esse fim, que possua conhecimento técnico do material.
1.4 Retirante: é o responsável indicado pelo requisitante, em caráter excepcional, para retirar os bens junto à Divisão de Almoxarifado.
1.5 Material de consumo: aquele que em razão de seu uso corrente e da definição da Leinº4.320/1964 perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos.
2. DA GESTÃO DO RECEBIMENTO DE MATERIAIS DE CONSUMO
2.1 Os processos de aquisição de materiais de consumo pela UFCSPA deverão ser encaminhados à Divisão de Almoxarifado, exclusivamente pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI), onde ocorre a gestão do recebimento;
2.2 A Divisão de Almoxarifado é a divisão recebedora de materiais de consumo,notadamente em processos de compras (dispensas, pregões e registros de preço de material de escritório) e editais de fomento ligados à aquisição de materiais de pesquisa;
2.3 A gestão do processo de recebimento pela Divisão de Almoxarifado se inicia a partir do envio das notas de empenho aos fornecedores vencedores dos procedimentos licitatórios.
2.3.1 A Divisão de Compras deverá encaminhar o processo de aquisição de materiais de consumo ao Departamento de Serviços Gerais (DSG), para levantamento de dados junto ao Almoxarifado e posterior envio das notas de empenho.
2.4 São vedados o envio e o recebimento de quaisquer materiais sem que tenha havido o encaminhamento formal da nota de empenho, assim como das condições de fornecimento, aos fornecedores licitantes;
2.5 Apenas a Divisão de Almoxarifado tem competência estatutária para receber materiais junto aos fornecedores, estando vedado o recebimento direto pelos requisitantes ou demais servidores, salvo nos casos em que haja gestão de ata de registro de preços formalmente designada a outras unidades;
2.6 No caso de editais de fomento, será nomeada uma comissão pela Pró-reitoria de Administração (PROAD), para cada processo, que possua, ao menos, um membro com expertise técnica, designado pela Pró-reitoria de Pesquisa e Pós-graduação (PROPPG), com o objetivo de auxiliar o processo de recebimento de materiais de consumo;
2.6.1 A referida comissão será acionada quando houver dificuldades no fluxo de recebimento, como nas etapas de retirada, conferência, ateste e eventual redistribuição de materiais não retirados.
2.7 Caberá ao Departamento de Compras e Contratos (DCC) estabelecer, em toda forma de aquisição, sem prejuízo das demais exigências legais, a indicação expressa do requisitante de cada item, bem como a indicação de seus dados institucionais (nome, e-mail e departamento);
2.8 Compete à Divisão de Almoxarifado o recebimento provisório dos materiais de consumo, por meio da emissão de Termo de Recebimento Provisório, devendo, em seguida, comunicar ao requisitante sobre a chegada dos bens via e-mail, podendo utilizar-se para tal do Sistema de Pedidos Internos da UFCSPA (PI).
2.9 Em processos de aquisição, a Divisão de Almoxarifado deverá gerar, para cada empenho, um processo relacionado (recebimento de bens de consumo), onde estarão registradas todas as etapas do fluxo: recebimento, conferência, distribuição, ateste e pagamento.
2.10 O ateste do requisitante se consolida por meio da assinatura do Termo de Recebimento Definitivo, disponibilizado pela Divisão de Almoxarifado;
2.10.1 Somente depois do ateste de todos os itens da nota fiscal, a Divisão de Almoxarifado a encaminhará para pagamento;
2.10.2 Compete ao Almoxarifado o ateste dos itens adquiridos pelo registro de preços de material de escritório, sob sua gestão;
2.11 O requisitante deverá retirar os materiais, depois de recebida a comunicação do Almoxarifado, em prazo não superior a 5 (cinco) dias, prorrogável uma vez, por igual período, se houver justificativa para tal;
2.12 A retirada de materiais está condicionada a agendamento prévio junto à Divisão de Almoxarifado;
2.13 Em caráter excepcional, o requisitante poderá indicar um responsável pela retirada (retirante), contando que isso ocorra dentro do prazo estabelecido em 2.11, mediante formalização do ocorrido por e-mail;
2.13.1 Mesmo que a retirada não seja realizada pelo requisitante, a conferência e o ateste dos materiais deverão ser feitos exclusivamente por ele;
2.14 A contar da retirada dos materiais, o ateste, mediante assinatura de termo de recebimento definitivo, deverá ocorrer em prazo não superior a 5(cinco) dias, prorrogável uma vez , por igual período, se houver justificativa para tal;
2.14.1 Em caso de inconformidade, o requisitante deverá apresentar justificativa técnica para a recusa dos materiais, exclusivamente em resposta ao e-mail do Almoxarifado que solicita a assinatura do termo de recebimento definitivo;
2.15 Se os prazos para retirada ou ateste não forem atendidos, no caso de materiais de pesquisa, a comissão será acionada para a solução da questão;
2.16 A supracitada comissão poderá atestar os bens ou redistribuí-los a outros interessados da instituição;
2.17 É vedada a comunicação direta de requisitantes com fornecedores, uma vez que a gestão do recebimento compete à divisão recebedora, que é responsável por intermediar a relação entre a universidade e os fornecedores.
2.18 Em caso de descumprimento contratual, tais como inexecução ou atraso de entrega, o processo de recebimento deverá ser despachado ao DSG para deliberação sobre as possíveis sanções contratuais previstas em edital.
3. DA CONDIÇÃO DE FORNECIMENTO DE MATERIAIS DE CONSUMO
3.1 O prazo de entrega de materiais de consumo começa a contar a partir da confirmação de recebimento da nota de empenho ou ordem de compra pelo fornecedor, de acordo com o estabelecido no edital e/ou na proposta.
3.1.1 O não cumprimento injustificado do prazo de entrega resultará na aplicação das penalidades previstas na legislação pertinente, consulta de preços e/ou edital;
3.2 Caso ocorra fato involuntário que impeça a entrega no prazo estipulado, o mesmo deverá ser comunicado formalmente à Divisão de Almoxarifado ou ao Departamento de Serviços Gerais (DSG) antes do vencimento do referido prazo.
3.2.1 Deverá conter na comunicação, obrigatoriamente, nº do processo, nº do empenho e dados completos da empresa.
3.3 A justificativa será analisada pelo Departamento de Serviços Gerais (DSG), podendo ou não ser aceita.
3.4 Quando o fornecedor, na proposta de venda, ofertar determinada marca e modelo, não serão aceitas substituições por produtos similares de marcas diferentes das contidas na referida proposta sem a anuência do setor responsável pelo recebimento do objeto.
3.4.1 Cabe ao fornecedor apresentar justificativa para a substituição antes da entrega,devendo ser mantida, em todos os casos, equivalência técnica ou qualidade superior ao item inicialmente ofertado.
3.4.2. A substituição de marca ou modelo de objeto está condicionada à concordância dos setores requisitantes.
3.5 A efetiva entrega será considerada quando recebida a totalidade dos materiais constantes na nota de empenho ou ordem de compra.
3.6 Quando a empresa optar pela entrega parcial dos itens, assumindo o ônus pela remessa parcelada, deverá solicitar autorização à Divisão de Almoxarifado, no momento do agendamento, indicando claramente forma, quantitativos e previsão de entrega dos itens faltantes.
3.7 Embalagens danificadas, adulteradas e/ou com vazamentos não serão recebidas e deverão ser substituídas sem qualquer ônus para a UFCSPA.
3.8 O recebimento por parte dos servidores da Divisão de Almoxarifado no canhoto da nota fiscal significa apenas a concordância com a entrega dos volumes realizada pela transportadora.
3.9 Os dados bancários para depósito deverão constar na nota fiscal (banco, agência, número da conta corrente do favorecido na nota de empenho).
3.10 Recomenda-se que as notas fiscais sejam enviadas à Divisão de Almoxarifado, em formato digital, no momento do agendamento da entrega, visando à celeridade e à organização do processo de recebimento.
3.11 Eventuais solicitações de cancelamento de itens, posteriores ao recebimento da nota de empenho, deverão ser encaminhadas à Divisão de Almoxarifado para análise.
3.12 O endereço do Almoxarifado da UFCSPA é o que se encontra abaixo:
UFCSPA – Divisão de Almoxarifado (Sala 100F – Térreo – Prédio Principal), Rua Sarmento Leite, 245, Bairro Centro, Porto Alegre/RS, CEP 90050-170.
3.13 Em virtude do Programa de Gestão, do qual a Divisão de Almoxarifado faz parte, com atuação em regime híbrido, a entrega de itens de consumo deverá ser agendada previamente, pelo e-mail: Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
3.14 As entregas de bens e materiais fora dos dias e horários acordados e/ou sem o devido agendamento serão recusadas.
3.15 As principais dúvidas ligadas às condições de fornecimento estão disponíveis em FAQ no Espaço do Fornecedor–Minha UFCSPA;
4. DISPOSIÇÕES FINAIS
4.1 Os casos omissos serão avaliados pela Pró-reitoria de Administração (PROAD).
4.2. Esta norma entra em vigor na data de sua publicação no boletim de serviço.
Porto Alegre, 03 de agosto de 2023.
Leandro Mateus Silva de Souza
Pró-reitor de Administração da UFCSPA
