Define atribuições e fluxos de trabalho dos Secretários de Coordenações de Curso da Fundação Universidade Federal de Ciências da Saúde de Porto Alegre.
A PRÓ-REITORA DE GRADUAÇÃO DA FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE CIÊNCIAS DA SAÚDE DE PORTO ALEGRE, no uso de suas atribuições conferidas pela Portaria nº 240, de 22 de março de 2017, publicada no Diário Oficial da União de 23 de março de 2017,
RESOLVE:
I- DA DEFINIÇÃO DE SECRETÁRIO DE COORDENAÇÃO DE CURSO
Art. 1º O secretário de curso é um profissional essencial para o funcionamento das diferentes coordenações. Seu trabalho desenvolve-se na interface da comunidade interna e externa da Universidade, viabilizando o bom funcionamento do curso e o atendimento de demandas geradas nos diferentes contextos em que o curso se insere. A peculiaridade de tal função exige, ao mesmo tempo, que o secretário apresente domínio sobre as demandas específicas do curso a que atende, além do
Projeto Pedagógico do Curso (PPC) e da legislação pertinente com o qual esse dialoga, bem como demonstre habilidades que lhe permitam atender indivíduos que não participam da coordenação do curso, como alunos, professores e outros servidores e a comunidade externa. Dentre tais habilidades, podemos destacar a proatividade, a capacidade de comunicação com diferentes grupos sociais, a produtividade, a habilidade de trabalhar em equipe, a capacidade de resolução de problemas, a capacidade de inovação e de adaptação a mudanças de legislação, valores e métodos de trabalho. O secretário, portanto, é servidor fundamental na articulação de cada curso. Seu trabalho é a porta de comunicação entre este e a comunidade. O conhecimento e a experiência no desenvolvimento do curso garantem à coordenação que as decisões tomadas estejam em consonância com as particularidades e necessidades práticas do curso em que atua.
II- DAS ATRIBUIÇÕES
Art. 2º São atribuições de secretário de curso de graduação da Fundação Universidade Federal de Ciências da Saúde de Porto Alegre (UFCSPA):
I – conhecer o Projeto Pedagógico do Curso;
II – planejar, organizar, executar e/ou avaliar as atividades inerentes ao apoio técnico administrativo do curso;
III – auxiliar os coordenadores em decisões a serem adotadas;
IV – colaborar na gestão da coordenação, atuando na organização administrativa;
V – encaminhar à coordenação todos os documentos que devem ser assinados;
VI – comunicar à coordenação toda irregularidade de que tenha ciência no âmbito do curso;
VII - fornecer dados estatísticos inerentes às atividades, quando solicitado;
VIII – executar tarefas específicas relacionadas ao curso, utilizando-se de recursos de que a universidade dispõe, a fim de assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade das atividades de ensino;
IX – assistir a operacionalização dos processos de matrícula, ingresso e transferência de alunos e realizar a oferta das disciplinas no sistema informatizado;
X – auxiliar a rematrícula, quando solicitado;
XI – elaborar a parte operacional para que ocorram as reuniões de NDE e COMGRAD e registrá-las em Ata;
XII – receber, redigir e expedir correspondências e documentos (ofícios, atestados);
XII – enviar correspondências via SEDEX através do Setor de Protocolo;
XIV – abrir processos de interesse do curso junto ao Setor de Protocolo;
XV – receber e encaminhar fisicamente os processos, assinando e registrando o caderno de protocolo;
XVI – receber e tramitar os processos no SIE;
XVII – solicitar portarias à Pró-Reitoria de Graduação;
XVIII – organizar e manter atualizada a coletânea de legislação, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço, ofícios e demais documentos, bem como o arquivo com os atos oficiais da vida legal do curso, referentes à estrutura e ao
funcionamento;
XIX – enviar processos para o arquivo central;
XX – atender a comunidade, na área de sua competência, prestando informações e orientações sobre a legislação vigente e a organização e funcionamento do curso e da universidade, conforme disposições do Regimento;
XXI – zelar pelo uso adequado e conservação dos materiais e equipamentos;
XXII – participar de eventos, cursos e reuniões, quando convocado, ou por iniciativa própria, desde que autorizado pela coordenação, visando ao aprimoramento profissional de sua função;
XXIII – participar da avaliação institucional, quando convocado ou por iniciativa própria;
XXIV – zelar pelo sigilo de informações pessoais de alunos e servidores;
XXV – manter e promover relacionamento cooperativo de trabalho com colegas, alunos, professores e demais segmentos da comunidade acadêmica;
XXVI – atender demandas do Departamento de Registro e Controle Acadêmico (DERCA) sobre a vida acadêmica dos alunos;
XXVII – enviar ao DERCA lista de prováveis formandos;
XXVIII – enviar ao DERCA a situação do ENADE dos formandos;
XXIX – assessorar a coordenação, junto à COMGRAD, em relação às atividades complementares;
XXX – salvar no disco virtual Q os planos de ensino;
XXXI – auxiliar na organização da documentação referente ao processo de reconhecimento/recredenciamento e visita ao curso pelo MEC;
XXXII – solicitar material ao almoxarifado;
XXXIII – auxiliar a coordenação na recepção aos calouros, quando solicitado;
XXXIV – organizar os portas-diplomas para o dia da formatura;
XXXV – prestar informações a outros setores da universidade;
XXVI – auxiliar no processo de transição das coordenações.
Art. 3º Estas normas entrarão em vigor na data de sua publicação no Boletim de Serviço.
Porto Alegre, 12 de julho de 2019
MÁRCIA ROSA DA COSTA
Pró-reitora de Graduação
