Define atribuições e fluxos de trabalho relativos aos Departamentos Acadêmicos e à Assessoria às Chefias de Departamentos da Fundação Universidade Federal de Ciências da Saúde de Porto Alegre.
A PRÓ-REITORA DE GRADUAÇÃO DA FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE CIÊNCIAS DA SAÚDE DE PORTO ALEGRE, no uso de suas atribuições conferidas pela Portaria nº 240, de 22 de março de 2017, publicada no Diário Oficial da União de 23 de março de 2017,
RESOLVE:
I- DA NATUREZA E DO FUNCIONAMENTO DA SECRETARIA
Art. 1º A Assessoria às Chefias de Departamentos Acadêmicos integra a PROGRAD da UFCSPA e terá a função de suporte às rotinas administrativas dos Chefes dos Departamentos, desde que haja recursos humanos e técnicos compatíveis com as atividades propostas.
Art. 2º O atendimento às chefias dos departamentos será de segunda à sexta-feira das 8h às 17h.
II- DAS COMPETÊNCIAS
Art. 3º Compete à Assessoria às Chefias de Departamentos Acadêmicos:
I: Atender exclusivamente às Chefias dos Departamentos no que concerne às responsabilidades administrativas específicas destes cargos;
II: Ser referência para entrega e devolução de correspondências e processos direcionados às chefias dos Departamentos;
III: Comunicar às Chefias dos Departamentos a chegada de documentos físicos, via e-mail institucional do Departamento.
IV: Efetuar reservas de salas para reuniões departamentais;
V: Tramitar e atribuir processos nos Sistemas, desde que o conteúdo dos mesmos obrigatoriamente tenha relação direta com as Chefias;
VI: Elaborar a efetividade do Departamento e tramitar para conferência e assinatura do Chefe até o primeiro dia útil de cada mês; para tanto, a Assessoria às Chefias de Departamentos Acadêmicos deve ser comunicada sobre afastamentos e
licenças das chefias.
VII: Ser responsável pelos preparativos das reuniões departamentais, impressão da lista de presença, pauta e atas, junta de documentos e processos inclusos na pauta; sendo vedada a participação dos Técnicos nas reuniões;
VIII: Gerenciar o e-mail institucional da Assessoria às Chefias de Departamentos Acadêmicos, cujo endereço é Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.;
§1º O suporte às Chefias dos Departamentos será obrigatoriamente uniforme, sendo vedada a distinção no atendimento;
§2º A Assessoria às Chefias de Departamentos Acadêmicos somente se responsabilizará pelo prazo de entrega dos documentos gerados neste setor;
§3º Havendo a solicitação de demandas extraordinárias, estas ficarão à cargo das respectivas Chefias dos Departamentos;
§4º A realização de tarefas não previstas no artigo terceiro deverá ser expressamente justificada à PROGRAD, sendo respeitada a capacidade laboral dos servidores da Assessoria às Chefias de Departamentos Acadêmicos.
III- DOS IMPEDIMENTOS
Art. 4º A Assessoria às Chefias de Departamentos Acadêmicos não se responsabilizará pelo gerenciamento dos e-mails dos Departamentos, devendo ficar responsável apenas pelo e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo..
Art. 5º A Assessoria às Chefias de Departamentos Acadêmicos não responderá legalmente por quaisquer prazos, trâmites processuais ou ações administrativas e seus resultados, quando de responsabilidade exclusiva das Chefias dos Departamentos perante à comunidade acadêmica em geral.
Art. 6º Na indisponibilidade de meios administrativos regulares para o serviço de busca e leva de documentos, fica impedido que os servidores da Assessoria às Chefias de Departamentos Acadêmicos exerçam tal função.
Art. 7º Fazer, receber ou encaminhar pedidos de compra e consertos em geral que não sejam pertinentes aos Departamentos e que entrem em conflito com o artigo primeiro.
Art. 8º Receber, guardar, arquivar, escanear e imprimir provas, processos, trabalhos acadêmicos ou quaisquer outros documentos docentes e discentes.
Art. 9º Prestar serviços pessoais e referentes à carreira profissional docente de quaisquer espécies aos professores e Chefias dos Departamentos.
Art. 10º Prestar atendimento fora do horário de funcionamento da Assessoria às Chefias de Departamentos Acadêmicos.
IV- DAS ATRIBUIÇÕES DOS CHEFES E VICE-CHEFES DE DEPARTAMENTOS
Art. 11º Compete aos Chefes e Vice-chefes de Departamentos:
I - Gerenciar o e-mail institucional do seu Departamento e comunicar-se com os setores da UFCSPA através dos e-mails institucionais;
II - Conferir e assinar as efetividades mensais dos docentes vinculados aoseu Departamento, via Sistema Eletrônico de Informações (SEI), e enviar ao Departamento de Administração de Pessoas (DAP), até o 5º dia útil de cada mês;
III - Autorizar em prazo hábil as férias e os afastamentos dos docentes de seu Departamento, através do e-mail correspondente enviado pelo DAP;
IV - Ser responsável pela convocação dos professores para reuniões, registro das decisões em ata resumida e coleta de assinaturas no dia da reunião;
V - Comunicar à sua chefia imediata (PROGRAD) e ao seu substituto com antecedência quando for ausentar-se por motivo de viagem, férias, doença ou outras causas;
VI – Orientar os professores do Departamento sobre as responsabilidades administrativas docentes;
VII - Receber e conferir Planos de Ensino e enviar às Coordenações de Curso, seguindo os padrões estabelecidos pela PROGRAD em todas as etapas do processo, respeitando os prazos definidos;
VIII – Cumprir atividades específicas do departamento: assinaturas de documentos específicos em tempo hábil para despacho e tramitação (envio de planos de ensino, solicitações de PID, monitoria, efetividades, plano departamental, mapeamento, processos de alteração de carga horária de professor, etc.);
§1º As Chefias devem comunicar-se diretamente com os professores dos seus departamentos, pelo e-mail institucional do Departamento.
Art. 14 Os casos omissos serão analisados em conjunto com a PROGRAD.
Art. 15 Esta Ordem de Serviço entra em vigor nesta data.
Art. 16 Fica revogada a Ordem de Serviço nº 03, de 12 de julho de 2019.
Porto Alegre, 17 de julho de 2019
MÁRCIA ROSA DA COSTA
Pró-reitora de Graduação
