Pró-Reitoria de Infraestrutura

Estabelece as orientações e procedimentos para a realização de inventário de bens móveis no âmbito da UFCSPA

 

A Pró-reitora de Infraestrutura, no uso de suas atribuições conferidas pela portaria nº 5.277/DAP PROGESP UFCSPA, publicada no Diário Oficial da União de 21 de março de 2025 e pela Portaria de Delegação de Competências nº 269/2025/REITORIA, que trata da gestão patrimonial da UFCSPA, resolve:

Expedir a presente Instrução Normativa com a finalidade de estabelecer orientação e procedimentos para a realização de inventário de bens móveis no âmbito da Fundação Universidade Federal de Ciências da Saúde de Porto Alegre.

Capítulo I

DAS DEFINIÇÕES

Art. 1º. Para fins desta Instrução Normativa, considera-se:

I – Inventário patrimonial de bens móveis: é o instrumento de controle para a verificação dos equipamentos e materiais permanentes, em uso na universidade e consiste no levantamento físico de todos os bens da Instituição, para a perfeita compatibilização entre da existência física e o registrado no Sistema de Patrimônio e no Departamento de Contabilidade e Finanças da UFCSPA.

II – Relatório de inventário: documento que resultará do levantamento físico e financeiro que representa o conjunto de bens de cada unidade e da instituição como um todo.

III – Sistema de Patrimônio (SISPAT): sistema informatizado para gestão do acervo patrimonial da UFCSPA, acessível por meio de usuário e senha institucionais, de acordo com os níveis de acesso cadastrados junto à Divisão de Patrimônio (DIPAT).

Art. 2º Inventário patrimonial de bens móveis é o instrumento de controle para verificação dos bens permanentes em uso nas Unidades Administrativas – UAs da UFCSPA.

§ 1º O inventário patrimonial será realizado, anualmente, pelas Unidades Administrativas, por meio da conferência física dos bens móveis, constantes da carga patrimonial emitida pela Divisão de Patrimônio, com o objetivo de confirmar as atribuições de responsabilidade pela carga, a existência física, localização do bem e o seu estado de conservação.

§ 2º O Inventário visa ainda manter atualizado o controle dos bens e seus respectivos registros, objetivando apurar a ocorrência de dano, extravio ou qualquer outra irregularidade.

Art. 3º O inventário patrimonial da UFCSPA será composto de 7 etapas, considerando, primordialmente, que o levantamento dos bens será no formato setorial, efetuado por setores e unidades administrativas, com base na "estrutura organizacional" aprovada pelo CONSUN  (https://ufcspa.edu.br/documentos/institucional/organograma-2025-03.pdf) e disposta no SIORG, conforme o  Relatório de Estrutura Hierárquica, e ainda outras Unidades/Setores que não constam no detalhamento, como por exemplo unidades informais, como Laboratórios, Programas de Pós Graduação, Curso, etc.

Parágrafo único - Compõe as etapas e responsabilidades do inventário patrimonial:

Etapa	Responsável(is)
Etapa 1 - Indicação de membros das comissões para emissão de portaria	Unidade Administrativa-UA e Pró-Reitoria de Infraestrutura – PROINFRA
Etapa 2 - Emissão de relatórios, avisos e envio de documentos	Divisão de Patrimônio
Etapa 3 - Verificação da presença física dos bens e preenchimento de planilha digital de inventário.	Servidor Responsável por local patrimonial
Etapa 4 - Inspeção in loco verificando a veracidade dos relatórios	Comissão de Inventário Setorial
Etapa 5 - Elaboração do Relatório Final da Comissão Setorial	Comissão de Inventário Setorial
Etapa 6 - Finalização dos Trabalhos da Unidade Administrativa	Unidade Administrativa-UA
Etapa 7 – Avaliação dos Trabalhos e demais medidas	PROINFRA, DSP e DIPAT

 

Capítulo II

DAS RESPONSABILIDADES

DAS UNIDADES ADMINITRATIVAS – UA

Art. 4 º Caberá às Unidades Administrativas – UA, a indicação de suas comissões, o acompanhamento dos trabalhos e a consolidação das informações geradas, conforme os processos elencados na etapa 1.

Unidades Administrativas – UA Responsabilidades
Etapa 1	Indicação de membros das comissões para emissão de portaria
Etapa 6	Finalização dos Trabalhos da Unidade Administrativa

 

DOS RESPONSÁVEIS POR BENS MÓVEIS

Art. 5º Caberá ao servidor(a) detentor de carga patrimonial proceder o seu levantamento físico dos bens móveis, conferindo as existências físicas com o relatório disponibilizado pela Divisão de Patrimônio, o qual será objeto de verificação da referida comissão.

§ 1º Caberá ao servidor(a) detentor de carga patrimonial proceder todos os ajustes necessários relacionados a regularizar a responsabilidade pelos seus bens junto à Divisão de Patrimônio.

§ 2º Os relatórios apresentados pelos responsáveis por bens deverão representar fielmente todas as situações físicas e de responsabilidade local pelos bens recebidos e administrados.

§ 3º Cada servidor(a) nomeado como responsável local deverá apresentar à Comissão de Inventário de seu respectivo setor o relatório de bens móveis sob sua responsabilidade em data definida por Ordem de Serviço ou Portaria da PROINFRA.

Servidor responsável por local patrimonial
Etapa 3	Verificação da presença física dos bens e preenchimento de planilha digital de inventário

 

DAS COMISSÕES DE INVENTÁRIO SETORIAL

Art. 6º Compete às comissões de inventário conferir a existência física dos bens de acordo como relatório emitido pelos servidores, conforme os processos elencados nas etapas 2, 3, 4 e 5.

Parágrafo único - As comissões devem solicitar a todo servidor com pendência de carga patrimonial para que realize a movimentação dos bens, cabendo ao servidor proceder os ajustes relacionados a regularizar a responsabilidade junto à Divisão de Patrimônio. O relatório de bens por responsável poderá também ser solicitado junto à Divisão de Patrimônio.

Comissões de Inventário Setorial – Responsabilidades
Etapa 2	Encaminhamento de relatórios, avisos e documentos
Etapa 3	Verificação da presença física dos bens e preenchimento de planilha digital de inventário
Etapa 4	Inspeção in loco verificando a veracidade dos relatórios
Etapa 5	Elaboração do Relatório Final da Comissão Setorial

 

DA DIVISÃO DE PATRIMÔNIO

Art. 7º No desenvolvimento das atividades para elaboração do Inventário a Divisão de Patrimônio tem a função de apoio e de atualização das informações identificadas pelas Comissões de Inventario Setorial, e que estejam incompatíveis com os registros da unidade:

1. Gerar o processo SEI informando sobre o inventário setorial e encaminhando às UAs;

2. Disponibilizar planilha digital com relatório de bens por unidade e de cada local físico dentro de sua estrutura;

3. Executar o tombamento de bens não tombados, após identificar sua origem, desde que os responsáveis enviem os documentos contábeis para regularização;

4. Executar no sistema de patrimônio a ratificação da transferência dos bens com localização indevida;

5. Atualizar as informações cadastrais dos bens, quanto as condições, existência e tombamento.

 

Capítulo III

DAS ETAPAS NA REALIZAÇÃO DO INVENTÁRIO

Art. 8º Compõe as etapas da realização do inventário na UFCSPA:

 

ETAPA 1 – Indicação de membros das comissões para emissão de portaria

Responsável: Unidade Administrativa-UA; Pró-Reitoria de Infraestrutura – PROINFRA

1. Compete à Unidade Administrativa indicar os servidores responsáveis pela conferência de cada um de seus locais físicos, que deverão seguir as recomendações da PROINFRA, porém limitando os trabalhos ao setor indicado por sua direção superior.

Observação. As comissões devem preferencialmente ser formadas para trabalhar no âmbito do seu próprio setor ou departamento e por indicação do chefe imediato, sendo que para os setores onde não exista tal pessoa ou função, a indicação dos membros da comissão setorial deverá ser realizada por autoridade imediatamente superior vinculada.

2. Encaminha o processo à PROINFRA, a qual compete a publicação da Portaria, conforme indicado pela UA, com os nomes dos servidores e os setores que cada comissão irá atuar.

3. PROINFRA emite a Portaria de designação das comissões de inventário setoriais.

 

ETAPA 2 – Emissão de relatórios, avisos e envio de documentos

Responsável: Comissão de Inventário Setorial

Caberá aos servidores das Comissões de Inventário Setorial:

1. Solicitar à Divisão de Patrimônio a planilha digital com relatório de bens por unidade e de cada local físico dentro de sua estrutura.

 

ETAPA 3 - Verificação da presença física dos bens, indicação de condições e preenchimento de planilhas

Responsável: Servidor Responsável por local patrimonial

1. Com o relatório emitido, o servidor deve fazer a verificação física dos seus bens do local e proceder ao preenchimento de planilha digital de inventário, seguindo-se as orientações contidas no documento.

 

ETAPA 4 – Inspeção in loco verificando a veracidade dos relatórios

Responsável: Comissão de Inventário Setorial

1. Com os Relatórios entregues pelos servidores detentores de carga patrimonial, a comissão de inventário setorial realizará a inspeção in loco para verificar a veracidade dos relatórios, conforme dados da planilha digital de inventário encaminhada por cada responsável local.

2. Todos os relatórios emitidos devem, após a verificação in loco, ser assinados pelos membros da Comissão de Inventário Setorial.

 

ETAPA 5 – Elaboração do Relatório Final da Comissão Setorial

Responsável: Comissão de Inventário Setorial

1. Na elaboração do Relatório Final, a Comissão deve observar as orientações constantes na planilha digital de inventário, bem como realizar os apontamentos necessários ao controle e gestão patrimonial;

2. Na conclusão dos trabalhos, a documentação deve estar elencada da seguinte forma:

a. Indicação de todos os locais físicos inventariados e seus responsáveis locais;

b. Planilha digital de cada um dos locais inventariados;

c. Indicação de servidores que não entregaram o inventário

d. Planilha digital conferida pela Comissão de Inventário Setorial de cada um dos locais inventariados;

e. Relatório Final da Comissão com os apontamentos necessários

3. Por fim, encaminhar a documentação à sua Unidade Administrativa.

 

ETAPA 6 – Finalização dos Trabalhos da Unidade Administrativa

Responsável: Unidade Administrativa – UA

1. Caberá à unidade administrativa apenas analisar os dados encaminhados pela Comissão de Inventário Setorial e a elaboração do relatório final.

2. Por fim, envia os documentos a Pró-Reitoria de Infraestrutura – PROINFRA via processo SEI até o dia definido na Ordem de Serviço ou Portaria.

 

ETAPA 7 – Avaliação dos Trabalhos e demais medidas

1. A PROINFRA, DSP e DIPAT, após a finalização do inventário, adotarão as medidas administrativas para promover a correção de inconsistências, desfazimento, baixas e registros de situações identificadas pelas Comissões de Inventário Setorial e que não foram resolvidas no decorrer da realização de inventário e após todos os ajustes necessários perante o sistema de patrimônio enviará ao Departamento de Contabilidade e Finanças para as providências finais.

 

Art. 9º Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação no Boletim de Serviços da UFCSPA, revogando as disposições em contrário.

 

Porto Alegre, 19 de novembro de 2025.

 

EVELISE FRAGA DE SOUZA SANTOS

Pró-reitora de Infraestrutura