O documento é solicitado pelo usuário por email ou telefone. Quando o documento está no Arquivo, elabora-se um documento chamado de “lista de documentos enviados pelo malote”. Nesse documento, temos a assinatura do responsável do arquivo que está enviando o documento, a assinatura do responsável por levar o documento até o Protocolo e a assinatura de um funcionário do Protocolo. Após esse trâmite, o documento é entregue ao usuário.